kürzere Liegezeiten
KI E-Mail Agent
E-Mails vorsortieren, Antworten vorbereiten, Freigaben behalten.
Ein KI E-Mail Agent ordnet eingehende Anfragen nach Thema, Dringlichkeit und nächstem Schritt. Antworten werden vorbereitet, CRM- oder Ticketaufgaben angestoßen und sensible Fälle bleiben beim Team.
Technologien und Plattformen, mit denen wir arbeiten
Microsoft Outlook, Gmail, OpenAI, Anthropic Claude, Make, n8nProblem
Wo der Aufwand heute entsteht
Viele Anfragen werden mehrfach gelesen, weitergeleitet oder manuell ins CRM übertragen. Dadurch entstehen Liegezeiten, unklare Zuständigkeiten und uneinheitliche Antworten.
Lösung
Vorgänge bleiben nicht mehr liegen, sondern laufen sauber durch Vertrieb, Service und Backoffice statt im Postfach zu versanden.
Wir strukturieren den E-Mail-Prozess, definieren Regeln, binden CRM oder Ticketsystem an und setzen KI nur dort ein, wo sie nachvollziehbar hilft.
Freigabelogik statt AutopilotCRM- und Ticket-AnbindungMessung von Antwortzeit und Entlastung
Was sich für Ihr Team verbessert
Wir bewerten Erfolg nicht an Tool-Funktionen, sondern an Zeitersparnis, stabileren Abläufen und besseren Entscheidungen.
einheitlichere Antwortqualität
sauberere CRM-Notizen
klare Zuständigkeiten im Postfach
Was der E-Mail-Agent wirklich übernimmt
Wir trennen sauber zwischen Vorschlag, Freigabe und automatischem Folgeschritt, damit das Postfach entlastet wird, ohne Kontrolle zu verlieren.
Klassifizierung nach Thema, Kunde, Dringlichkeit oder Produkt
Antwortentwürfe mit Unternehmenswissen
CRM-Notizen, Aufgaben und Follow-ups
Weiterleitung an Teams, Postfächer oder Ticketsysteme
Typische Postfach-Situationen
Geeignet sind Anfragen, die häufig gleich beginnen, aber heute trotzdem jedes Mal gelesen, sortiert und weitergeleitet werden.
Website-Anfragen vorqualifizieren
Support-Mails sortieren und beantworten
Angebotsanfragen ins CRM übertragen
Standardfragen mit geprüften Textbausteinen beantworten
Klein genug für den Start. Stabil genug für den Betrieb.
Statt ein großes Projektpaket zu verkaufen, gehen wir in drei ruhigen Schritten vor: Engpass verstehen, Pilot begrenzen, Betrieb absichern.
Engpass prüfen
Ablauf, Systeme, Daten, Rechte und Risiken werden sichtbar gemacht.
Pilot begrenzen
Wir bauen den kleinsten sinnvollen Scope mit Testfällen und klarer Übergabe.
Betrieb absichern
Monitoring, Dokumentation und Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass es im Alltag hält.
Den passenden Einstieg klären wir in einer kurzen Potenzialanalyse.
Laufende Betreuung
E-Mail-Automatisierung muss kontrolliert bleiben.
Wir prüfen Trefferqualität, aktualisieren Regeln und passen Antworten an neue Produkte, Abläufe und Rückmeldungen an.
Qualitätsreview
Regelpflege
Prompt- und Wissensupdates
Fehler- und Eskalationsmonitoring
Häufige Fragen
Antwortet der KI-Agent automatisch an Kunden?
Das entscheiden wir gemeinsam. Häufig starten wir mit Antwortvorschlägen und Freigabe durch Mitarbeitende, bevor einzelne Standardfälle vollständig automatisiert werden.
Funktioniert das auch mit unserem Outlook- oder Exchange-Setup?
Ja. Wir binden den Agenten an Microsoft 365 (Outlook, Exchange Online) oder andere IMAP/SMTP-Postfächer an. Bestehende Verteilerlisten und Postfachstrukturen bleiben unverändert.
Welche Sprache und Tonalität verwendet der Agent?
Wir trainieren den Agenten auf bestehende Textbausteine und Beispielantworten. So entsteht eine Tonalität, die zu Ihrem Unternehmen passt, formal, persönlich oder neutral, je nach Marke.
Was passiert, wenn der Agent eine Anfrage falsch klassifiziert?
Fehlklassifikationen werden im Review-Prozess sichtbar gemacht und fließen als Beispiele in die Regelpflege ein. Sensible Kategorien laufen immer über eine menschliche Freigabe.
Welches Postfach kostet gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie kurz Ihre Ausgangslage. Wir prüfen, ob diese Leistung sinnvoll ist und welcher nächste Schritt wirtschaftlich passt.
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