Manuelle Arbeit raus. KI und stabile IT rein.
Simplic8 hilft KMU und mittelständischen Unternehmen, E-Mail-, CRM-, Microsoft-365- und IT-Prozesse messbar zu verbessern: praxisnah, sicher und alltagstauglich.
Positionierung
Wir verkaufen keine Tool-Sammlung, sondern funktionierende digitale Abläufe.
Der typische Einstieg ist ein konkreter Engpass: zu viele manuelle E-Mails, CRM-Pflege, Excel-Reports, unklare Microsoft-365-Strukturen oder IT-Probleme. Wir prüfen zuerst den wirtschaftlichen Hebel und bauen dann einen kontrollierten Pilot mit klarer Betreuung.
Unser Fokus liegt auf KMU und Mittelstand mit klaren Entscheidungswegen.
Automatisierung muss Zeit sparen, Fehler reduzieren oder Entscheidungen verbessern.
Produktive Workflows, KI-Agenten und IT-Systeme brauchen Betrieb und Optimierung.
Typische Probleme
Wo KMU heute Zeit und Kontrolle verlieren
Wenn Prozesse wachsen, aber Systeme nicht mitwachsen, wird Arbeit manuell. Genau dort beginnt unsere Diagnose.
Anfragen liegen in E-Mail-Postfächern
Kunden- und Website-Anfragen werden mehrfach gelesen, manuell sortiert oder zu spät beantwortet.
Excel ersetzt Prozesse
Wichtige Informationen werden kopiert, nachgetragen und jede Woche neu zusammengestellt.
Systeme sprechen nicht miteinander
CRM, Microsoft 365, Website, ERP und SaaS-Tools erzeugen Dateninseln statt saubere Abläufe.
IT ist nebenbei organisiert
Zuständigkeiten, Support, Backups und Dokumentation sind nicht klar genug geregelt.
Kernleistungen
Die wichtigsten Hebel für Automatisierung, KI und stabile IT
Extern fokussieren wir auf wenige klare Angebotslinien. Spezialleistungen kommen erst nach Diagnose dazu.
KI & Automatisierung
Wiederkehrende Arbeit reduzieren
E-Mail-Agenten, Chatbots und Workflows übernehmen Routineaufgaben, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.
Microsoft 365 & Teams
Zusammenarbeit sauber strukturieren
Outlook, Teams, SharePoint, Rechte und Ablagen werden so eingerichtet, dass Teams schneller arbeiten.
Managed IT
IT-Betreuung für KMU
Support, Monitoring, Sicherheit und klare Zuständigkeiten für Unternehmen in Düsseldorf, NRW und DACH.
Systemintegration
Tools miteinander verbinden
CRM, Website, ERP, Buchhaltung, Microsoft 365 und Dashboards werden zu belastbaren Datenflüssen verbunden.
Business Continuity
Backup & Notfallhilfe
3-2-1-Backups, Notfallpläne und schnelle Hilfe, wenn Daten, Systeme oder Sicherheit akut bedroht sind.
Use Cases
Konkrete Einstiege statt abstrakter Digitalisierung
Diese Themen sind häufig schnell bewertbar, gut pilotierbar und haben einen klaren Retainer-Anschluss.
KI E-Mail Agent
Wiederkehrende E-Mails klassifizieren, Antworten vorbereiten und CRM-Aufgaben anlegen.
KI Chatbot
Website- und Serviceanfragen vorqualifizieren und an Vertrieb oder Support übergeben.
CRM Automatisierung
Leads, Angebote, Follow-ups und Pipeline-Reporting sauber miteinander verbinden.
Power BI Dashboard
Excel-Reports durch belastbare Kennzahlen aus echten Datenquellen ersetzen.
Microsoft 365 Struktur
Teams, SharePoint, Outlook, Rechte und Workflows für den Alltag ordnen.
Backup-Risiko prüfen
Backup-Status, Wiederherstellung und Notfallplan nachvollziehbar machen.
Zielkunden
Für wen wir arbeiten.
Unsere Lösungen sind für Unternehmen gemacht, die mit 10 bis 250 Mitarbeitenden pragmatisch digitaler, schneller und robuster werden wollen.
B2B-Dienstleister
Schnellere Anfragenbearbeitung, saubere CRM-Prozesse und weniger E-Mail-Chaos.
Handwerk mit Bürostruktur
Digitale Abläufe für Angebote, Termine, Dokumente und Kundenkommunikation.
Immobilien & Verwaltung
Strukturierte Anfragen, Dokumentenprozesse und klare Zuständigkeiten.
Industrie-Zulieferer
Stabile IT, Dashboards und Automatisierung für operative Prozesse.
Der Ablauf: Diagnose, ROI, Pilot, System, Retainer.
Diese Logik macht Projekte kleiner, Entscheidungen klarer und den Nutzen messbar.
Angebotslogik
Erst Klarheit kaufen, dann Umsetzung, danach laufende Betreuung.
So wird aus einem Projekt kein unkontrollierter IT-Block, sondern ein betreutes digitales System mit messbarem Nutzen.
klarer Scope
Einstieg / Analyse
Prozessaufnahme, Systemcheck, ROI-Hypothese und priorisierte Handlungsempfehlung.
Pilot bis System
Projekt / Umsetzung
Umsetzung als Starter-, Business- oder Premium-Scope mit Tests, Übergabe und Dokumentation.
laufend
Retainer / Betreuung
Monitoring, Optimierung, Support, neue Anforderungen und regelmäßige Review-Termine.
Warum Simplic8?
Wir verbinden Geschäftsprozesse, KI und IT-Betrieb.
Viele KI-Projekte scheitern nicht am Modell, sondern an Daten, Rechten, Systembrüchen und fehlender Betreuung. Genau diese Verbindung ist unser Fokus.
lokaler Standort für NRW und remote in DACH
Fokus auf Outlook, Teams, SharePoint, Excel und Power Automate
saubere Abläufe für Vertrieb, Service, Operations und Office
Retainer-Strategie für stabile Betreuung nach dem Go-live
FAQ
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Grundlagen, Datenschutz, Kosten und Technik. Die vollständige FAQ enthält 25 Fragen mit ausführlichen Antworten.
Was ist KI-Automatisierung im Mittelstand überhaupt?
KI-Automatisierung verbindet zwei Welten: klassische Workflow-Automatisierung (Wenn-Dann-Logiken, die wiederkehrende Aufgaben übernehmen) und Künstliche Intelligenz, die unstrukturierte Inhalte versteht – also Texte, E-Mails, Dokumente, Sprache. Während ein klassisches Skript starr nach festen Regeln arbeitet, kann ein KI-Agent E-Mails klassifizieren, Inhalte zusammenfassen, Antworten formulieren oder Entscheidungen vorbereiten.
Was unterscheidet Simplic8 von einer klassischen IT-Firma oder KI-Agentur?
Reine IT-Dienstleister halten Systeme am Laufen, reine KI-Agenturen bauen Prototypen ohne IT-Verantwortung. Wir verbinden beides: Prozessanalyse, KI- und Automatisierungs-Implementierung und den stabilen IT-Betrieb dahinter.
Sind die eingesetzten KI-Lösungen DSGVO-konform?
Ja. Wir setzen bevorzugt auf KI-Modelle mit EU-Hosting (Azure OpenAI in EU-Regionen, Mistral, Aleph Alpha) oder On-Premise- bzw. Self-Hosting-Lösungen, je nach Schutzbedarf der Daten. Vor jedem Projekt klären wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), Datenflüsse, Speicherorte und Löschkonzepte – inklusive Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.
Was kostet ein KI- oder Automatisierungsprojekt bei Simplic8?
Ehrliche Antwort: Es kommt drauf an. Unehrliche Antwort wäre eine Hausnummer ohne Kontext – und davon haben Sie nichts.
Wie funktioniert ein KI-E-Mail-Agent konkret?
Der Agent liest eingehende E-Mails (Anfragen, Angebote, Rechnungen, Reklamationen, Bestellungen), klassifiziert sie nach Anliegen, extrahiert strukturierte Daten (Auftragsnummern, Beträge, Kontaktdaten, Anhänge) und legt entweder Antwortentwürfe im Postfach an oder erstellt strukturierte Vorgänge im CRM, ERP oder Ticket-System.
Was passiert nach dem Projekt – gibt es laufende Betreuung?
Ja. Über unseren Managed-Service-Retainer übernehmen wir Monitoring, Wartung, Anwender-Support, Sicherheitsupdates, Modell-Updates und kontinuierliche Optimierung Ihrer KI- und Automatisierungslösungen.
Welcher Prozess kostet jede Woche Zeit?
Beschreiben Sie kurz Ihre Ausgangslage. Wir prüfen, ob Automatisierung, KI oder IT-Betreuung der sinnvollste nächste Schritt ist.