weniger Abtipp-Arbeit im Backoffice
Dokumente & Belege
Rechnungen, Belege und Formulare lesen sich ab jetzt selbst.
Abtippen, ablegen, weiterleiten: Dokumentenarbeit frisst Bürozeit und erzeugt Fehler. KI-Dokumentenverarbeitung liest Rechnungen, Lieferscheine und Formulare strukturiert aus, prüft die Werte und übergibt sie an Ihre Systeme.
Technologien und Plattformen, mit denen wir arbeiten
OpenAI, Anthropic Claude, Google Gemini, DATEV, Make, n8nProblem
Wo der Aufwand heute entsteht
Belege kommen als PDF, Scan, Foto oder Papier und werden von Hand abgetippt, geprüft und abgelegt. Das dauert, erzeugt Zahlendreher und niemand findet Dokumente wieder, wenn es schnell gehen muss.
Lösung
Aus dem Dokumentenstapel wird ein sauberer Datenfluss: einmal erfasst, geprüft und dort abgelegt, wo Ihr Team es braucht.
Simplic8 richtet eine Verarbeitung ein, die Dokumente automatisch erkennt, die relevanten Felder ausliest, gegen Regeln prüft und die Daten in Buchhaltung, CRM oder Ablage übergibt. Unsichere Fälle gehen zur Prüfung ans Team.
Strukturierte Felder statt AbtippenPrüfregeln und Vier-Augen-FälleÜbergabe an Buchhaltung, CRM und Ablage
Was sich für Ihr Team verbessert
Wir bewerten Erfolg nicht an Tool-Funktionen, sondern an Zeitersparnis, stabileren Abläufen und besseren Entscheidungen.
weniger Zahlendreher und Doppelerfassung
schnellere Freigaben und Buchungen
Dokumente sind auffindbar statt verstreut
Welche Dokumente automatisch verarbeitet werden
Von der Eingangsrechnung bis zum Formular: Wir richten die Strecke vom Dokument bis zur Buchung oder Ablage ein.
Rechnungen und Belege automatisch auslesen und zuordnen
Formulare und Anträge strukturiert erfassen
Prüfregeln, Plausibilisierung und Ausnahme-Routing
Übergabe an Buchhaltung, DMS, CRM oder E-Rechnungs-Prozess
Belegstrecken mit sichtbarem Zeitverlust
Der beste Einstieg ist ein Dokumententyp, der jede Woche in Menge ankommt und heute von Hand erfasst wird.
Eingangsrechnungen erfassen und zur Freigabe vorbereiten
Lieferscheine mit Bestellungen abgleichen
Aufträge und Anträge aus Formularen in Systeme übertragen
Verträge und Dokumente durchsuchbar ablegen
Klein genug für den Start. Stabil genug für den Betrieb.
Statt ein großes Projektpaket zu verkaufen, gehen wir in drei ruhigen Schritten vor: Engpass verstehen, Pilot begrenzen, Betrieb absichern.
Engpass prüfen
Ablauf, Systeme, Daten, Rechte und Risiken werden sichtbar gemacht.
Pilot begrenzen
Wir bauen den kleinsten sinnvollen Scope mit Testfällen und klarer Übergabe.
Betrieb absichern
Monitoring, Dokumentation und Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass es im Alltag hält.
Den passenden Einstieg klären wir in einer kurzen Potenzialanalyse.
Laufende Betreuung
Dokumententypen ändern sich, die Verarbeitung muss mithalten.
Neue Lieferanten, neue Formulare, neue Pflichtfelder: Wir pflegen Erkennung und Regeln laufend und prüfen die Qualität der Ergebnisse.
Erkennungsqualität prüfen
neue Dokumenttypen ergänzen
Regel- und Feldpflege
Fehlerfälle auswerten
Häufige Fragen
Wie sicher ist das Auslesen, und was passiert bei Fehlern?
Kein Auslesen ist fehlerfrei, deshalb arbeiten wir mit Prüfregeln und Schwellwerten: Eindeutige Fälle laufen durch, unsichere gehen mit Hinweis zur menschlichen Prüfung. Die Quote verbessert sich mit jedem korrigierten Fall.
Funktioniert das auch mit der E-Rechnungspflicht?
Ja. Strukturierte E-Rechnungen werden direkt verarbeitet, PDF- und Papierbelege werden ausgelesen. Beides läuft in denselben Freigabe- und Ablageprozess, damit die Buchhaltung eine einheitliche Strecke hat.
Was passiert mit sensiblen Daten in den Dokumenten?
Vor der Umsetzung klassifizieren wir, welche Dokumente sensible Daten enthalten, und legen fest, wo sie verarbeitet und gespeichert werden. Dazu gehören DSGVO-konforme Konfiguration, Auftragsverarbeitungsvertrag und klare Zugriffsrechte.
Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware wechseln?
Nein. Wir binden die Verarbeitung an Ihre vorhandenen Systeme an, von DATEV-Workflows über DMS bis CRM. Der Weg dorthin wird im Vorfeld geprüft, bevor ein Pilot startet.
Welcher Dokumentenstapel soll zuerst verschwinden?
Beschreiben Sie kurz, welche Belege oder Formulare bei Ihnen ankommen und wohin die Daten müssen. Wir prüfen die Strecke.
Lieber direkt sprechen?Rufen Sie an