Funktioniert das auch mit unserer bestehenden Verwaltungssoftware?

Ja. Wir ersetzen Ihre Verwaltungssoftware nicht, sondern binden sie über Schnittstellen ein. Im ersten Schritt verbinden wir die vorhandenen Systeme und automatisieren die größten Zeitfresser, statt alles auf einmal umzustellen.

Ersetzt der KI-Assistent Lena unsere Sachbearbeitung?

Nein. Lena nimmt der Sachbearbeitung die wiederkehrende Routine ab, also Anrufe annehmen, E-Mails sortieren, Standardfragen beantworten und Vorgänge nachverfolgen. Ihr Team gewinnt Zeit für Aufgaben, die Fachwissen und persönlichen Kontakt brauchen.

Was passiert mit Anrufen, wenn das Team in Terminen oder einer Eigentümerversammlung ist?

Der Assistent nimmt das Anliegen an, beantwortet einfache Fragen zu Zuständigkeiten und Status und hält Anrufer mit einer konkreten Rückmeldung. Die qualifizierte Anfrage landet strukturiert im System, sodass Sie gezielt zurückrufen können.

Ist das mit dem Datenschutz für Mieter- und Eigentümerdaten vereinbar?

Ja. Wir richten Abläufe datenschutzkonform ein und achten auf eine saubere Konfiguration Ihrer Werkzeuge. Personenbezogene Daten werden nur dort verarbeitet, wo es für den jeweiligen Vorgang nötig ist.

Immobilienverwaltung digitalisieren: KI-Assistent & Automatisierung

Kennen Sie das?Das Telefon klingelt. Die Objektliste wartet.Telefonische Erreichbarkeit bricht im Tagesgeschäft zusammenMieter, Eigentümer und Dienstleister rufen den ganzen Tag an, mit Schadensmeldungen, Statusabfragen und Terminwünschen, während dasselbe kleine Team Abrechnungen und Versammlungen vorbereitet. Ein Teil der Anrufe geht verloren, Rückrufe stapeln sich. Ein KI-Assistent nimmt Anliegen rund um die Uhr an, klärt Standardfragen und reicht den Rest strukturiert weiter.KI-Telefon- und Service-Assistent

Kennen Sie das?Vier Kanäle, aber kein gemeinsamer Eingang.Anfragen über Telefon, Mail und Portal ohne ÜberblickTelefon, E-Mail, Mieterportal und Brief laufen parallel ein, ohne dass etwas sortiert oder priorisiert wäre. Wichtige Anliegen gehen unter und Antworten verzögern sich. Ein KI-E-Mail-Agent sichtet den Posteingang, erkennt das Anliegen und bereitet Antworten vor, sodass das Team morgens einen geordneten Posteingang vorfindet.KI-E-Mail-Agent

Kennen Sie das?Der Mieter fragt nach. Niemand kennt den Stand.Schadensmeldungen ohne klare NachverfolgungEine Schadensmeldung muss aufgenommen, einem Handwerker zugewiesen, terminiert und gegenüber Mieter und Eigentümer zurückgemeldet werden. Ohne strukturierten Prozess bleiben Vorgänge liegen und der Status ist unklar. Mit einem CRM und automatischen Erinnerungen landet jeder Vorgang in einer Pipeline und nichts bleibt ohne Rückmeldung.CRM und Vorgangsverfolgung

Kennen Sie das?Die Frist steht fest. Die Unterlagen nicht.Fristen, Abrechnungen und Dokumentenflut binden das TeamBetriebs- und Nebenkostenabrechnung, WEG-Jahresabrechnung und gesetzliche Fristen treffen auf knappes Personal. Wiederkehrende Abläufe, Belegsuche und Fristenkontrolle laufen weitgehend von Hand. Automatisierte Abläufe erzeugen wiederkehrende Dokumente, überwachen Fristen und treiben die Abrechnung voran.Prozessautomatisierung für KMU

Kennen Sie das?Dieselbe Adresse landet in drei Systemen.Doppelerfassung zwischen Verwaltungssoftware, Buchhaltung und ExcelViele Verwaltungen arbeiten parallel mit Verwaltungssoftware, Office und Excel und übertragen Daten von Hand zwischen den Systemen. Das kostet Zeit und erzeugt Übertragungsfehler. Schnittstellen verbinden die Systeme, sodass Daten einmal erfasst automatisch dorthin fließen, wo sie gebraucht werden.Systemintegration und Schnittstellen

Kennen Sie das?Welche Immobilie kostet gerade am meisten Zeit?Kein laufender Überblick über Objekte und KostenZahlen zu Objekten, Instandhaltung, Rückständen und offenen Vorgängen liegen verstreut in mehreren Systemen. Reporting für Eigentümer wird mühsam von Hand zusammengetragen. Ein Dashboard bündelt die Kennzahlen aus Ihren Quellen und hält Eigentümer und die eigene Steuerung laufend auf Stand.Power-BI-Dashboards und Reporting